Gute Kommunikation mit Mitarbeitern beginnt mit Klarheit. Trotzdem investierst Du vermutlich mehr Zeit in die Optimierung Deiner KI-Prompts als in die Präzisierung Deiner Erwartungen im Team.
Du nimmst Dir Zeit, um Deine Prompts für die KI zu optimieren.
Du probierst verschiedene Formulierungen aus, ergänzt Informationen, präzisierst Deine Erwartungen und veränderst einzelne Begriffe.
Denn Du weißt: Je passender und präziser der Prompt, desto besser das Ergebnis.
Du hast verstanden, dass eine KI nur mit den Informationen arbeiten kann, die Du ihr zur Verfügung stellst. Du weißt, dass ein gutes Ergebnis nicht allein von der Leistungsfähigkeit der KI abhängt, sondern ganz wesentlich von Deiner eigenen Vorbereitung.
Aber warum genau funktioniert das bei Deinen Mitarbeitern häufig nicht?
Kommunikation mit Mitarbeitern: Klarheit statt Annahmen
Du gibst eine Aufgabe weiter. Vielleicht zwischen zwei Terminen, in einer kurzen E-Mail oder schnell im Vorbeigehen.
Du erwartest, dass Dein Mitarbeiter versteht, was Du meinst. Dass er die Priorität erkennt, den richtigen Lösungsweg findet und am Ende genau das Ergebnis liefert, das Du Dir vorgestellt hast.
Und wenn das Ergebnis nicht passt?
Dann wird nachgefragt, korrigiert oder kritisiert.
Vielleicht denkst Du sogar: „Das hätte doch klar sein müssen!“
Aber war es das wirklich?
Hast Du Dir die Zeit genommen, Deine Erwartungen eindeutig zu formulieren? Hast Du erklärt, welches Ergebnis Du erwartest? Hast Du den notwendigen Kontext geliefert? Und hast Du sichergestellt, dass Dein Gegenüber tatsächlich verstanden hat, worauf es Dir ankommt?
Bei der KI weißt Du genau, worauf es ankommt
Wenn Du einen guten Prompt erstellen möchtest, beschäftigst Du Dich mit verschiedenen Fragen:
- Was genau soll die KI tun?
- Welches Ziel verfolge ich?
- Welche Informationen und welchen Kontext benötigt sie?
- Wie soll das Ergebnis aussehen?
- Welche Rahmenbedingungen muss sie berücksichtigen?
Du überlässt das Ergebnis nicht einfach dem Zufall. Du optimierst Deine Eingabe, bis das Ergebnis Deinen Vorstellungen entspricht.
Bei Deinen Mitarbeitern verlässt Du Dich dagegen manchmal darauf, dass sie schon wissen werden, was Du meinst.
Und genau hier liegt ein entscheidender Unterschied zwischen Erwartung und Klarheit.
Du weißt, was Du im Kopf hast. Dein Mitarbeiter kann aber nur mit dem arbeiten, was Du ihm tatsächlich vermittelst.
Ein Beispiel aus dem Führungsalltag
Stell Dir folgende Situation vor:
Du sagst zu einer Mitarbeiterin:
„Bitte kümmere Dich um die Vorbereitung für unseren nächsten Kundentermin.“
Was bedeutet das konkret?
Welche Unterlagen werden benötigt? Bis wann müssen sie fertig sein? Welche Informationen sollen enthalten sein? Was ist besonders wichtig? Wie soll das Ergebnis aufbereitet werden?
Während Du bereits ein ganz bestimmtes Ergebnis vor Augen hast, interpretiert Deine Mitarbeiterin die Aufgabe möglicherweise ganz anders.
Du bist anschließend enttäuscht, weil das Ergebnis nicht Deinen Erwartungen entspricht.
Deine Mitarbeiterin wiederum versteht nicht, was sie falsch gemacht hat. Schließlich hat sie die Aufgabe aus ihrer Sicht erledigt.
Das Problem muss also nicht zwangsläufig bei der Leistungsbereitschaft oder Kompetenz des Mitarbeiters liegen.
Vielleicht hat schlicht die Klarheit gefehlt.
Was eine gute Aufgabenstellung ausmacht
Eine gute Aufgabenstellung in der Mitarbeiterführung braucht keine komplizierte Methode. Aber sie sollte einige wesentliche Punkte berücksichtigen:
1. Das Ziel
Was genau soll erreicht werden? Welches Ergebnis erwartest Du?
2. Der Kontext
Warum ist die Aufgabe wichtig? In welchem Zusammenhang steht sie?
3. Die konkrete Erwartung
Wie soll das Ergebnis aussehen? Was gehört dazu und was nicht?
4. Die Priorität
Wie dringend ist die Aufgabe? Bis wann muss sie erledigt sein?
5. Der Handlungsspielraum
Was darf Dein Mitarbeiter selbst entscheiden? Wo ist eine Rücksprache erforderlich?
6. Die Rückkopplung
Wie stellt Ihr sicher, dass beide Seiten dasselbe Verständnis von der Aufgabe haben?
Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt.
Eine einfache Rückfrage wie „Wie würdest Du die Aufgabe jetzt angehen?“ kann bereits helfen, unterschiedliche Vorstellungen frühzeitig zu erkennen.
Und das, bevor daraus unnötige Korrekturschleifen entstehen.
Gute Führung bedeutet nicht, alles vorzugeben
An dieser Stelle ist mir eines wichtig: Es geht nicht darum, Mitarbeiter mit möglichst langen Aufgabenbeschreibungen zu versorgen oder jede Handlung bis ins kleinste Detail zu kontrollieren.
Das wäre das Gegenteil von guter Führung.
Menschen sind keine KI. Sie denken eigenständig, bringen Erfahrungen und eigene Ideen ein. Sie brauchen deshalb nicht einfach nur eine möglichst detaillierte Anweisung, sondern einen klaren Rahmen, in dem sie Verantwortung übernehmen können.
Es geht darum, Orientierung zu schaffen, damit Mitarbeiter eigenständig und verantwortungsvoll handeln können.
Denn Klarheit schafft Handlungssicherheit.
Wer das Ziel kennt, die Priorität versteht und seinen Handlungsspielraum kennt, kann wesentlich selbstständiger arbeiten.
Und genau das sollte doch unser Anspruch als Führungskräfte sein: Nicht möglichst viele Aufgaben selbst zu erklären und zu kontrollieren, sondern Menschen in die Lage zu versetzen, gute Ergebnisse eigenständig zu erreichen.
Natürlich bleibt auch der Mitarbeiter in der Verantwortung. Er muss nachfragen, wenn etwas unklar ist, und darf eigene Entscheidungen treffen. Aber dafür braucht es einen klaren Rahmen.
Vielleicht liegt das Problem nicht immer beim Mitarbeiter
Wenn Aufgaben wiederholt nicht so erledigt werden, wie Du es erwartest, lohnt sich ein Perspektivwechsel.
Bevor Du die Leistung Deines Mitarbeiters infrage stellst, stelle Dir selbst ein paar Fragen:
Habe ich klar kommuniziert?
Habe ich meine Erwartungen transparent gemacht?
Habe ich die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen?
Habe ich ausreichend Raum für Rückfragen gelassen?
Und vor allem: Habe ich überprüft, ob wir tatsächlich dasselbe Verständnis von der Aufgabe haben?
Das bedeutet nicht, dass Führungskräfte für jedes Missverständnis verantwortlich sind.
Es bedeutet aber, den eigenen Anteil an der Zusammenarbeit ernst zu nehmen.
Denn Führung beginnt nicht erst dann, wenn etwas schiefläuft. Sie beginnt bereits bei der Art und Weise, wie wir Aufgaben übergeben, Erwartungen formulieren und Verantwortung übertragen.
4D schafft Klarheit – auch in der täglichen Zusammenarbeit
Bei 4D betrachten wir Zusammenarbeit nicht isoliert.
Führung & Haltung, Team & Kultur, Prozesse & Effizienz sowie Werte & Ziele beeinflussen sich gegenseitig.
Gerade in der täglichen Führung zeigt sich, wie entscheidend Klarheit ist.
Eine klare Kommunikation mit Mitarbeitern reduziert Missverständnisse, schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Verantwortung tatsächlich übernommen werden kann.
Unklare Erwartungen führen häufig zu Missverständnissen, unnötigen Rückfragen, Korrekturschleifen und Frustration auf beiden Seiten.
Das kostet Zeit. Und zwar auf beiden Seiten.
Deshalb beschäftigen wir uns bei 4D unter anderem damit, wie Führungskräfte ihre Kommunikation verbessern, Verantwortung klarer übertragen und eine Zusammenarbeit gestalten können, in der Menschen wissen, was von ihnen erwartet wird.
Mehr dazu findest Du in unseren Bereichen:
Auch die Bundesagentur für Arbeit beschäftigt sich mit der Bedeutung klarer Erwartungen und konkreter Zielvereinbarungen in Mitarbeitergesprächen. Hier findest Du einen interessanten Beitrag dazu: Mitarbeitergespräche richtig führen.
Eine Frage zum Schluss
Du weißt, wie wichtig ein guter Prompt für ein gutes KI-Ergebnis ist.
Du investierst Zeit, um die richtigen Informationen zusammenzustellen, Erwartungen zu präzisieren und das Ergebnis zu verbessern.
Warum sollte das bei Menschen anders sein?
Vielleicht ist es an der Zeit, nicht nur Deine Prompts zu optimieren, sondern auch Deine Kommunikation, Deine Erwartungen und Deine Führung.
Denn Deine Mitarbeiter sind keine Gedankenleser.
Sie brauchen keine perfekte Führungskraft. Aber sie brauchen Klarheit, Orientierung und einen Rahmen, in dem sie gute Arbeit leisten können.
Wer bessere Ergebnisse erwartet, sollte auch bessere Voraussetzungen schaffen.
Vom KENNEN zum KÖNNEN.
4D schafft Klarheit.
